¿Cómo declarar al IRS la renta de mi empresa en USA?

¿Tienes una empresa en USA y no sabes cómo hacer la declaración anual de la renta al IRS? Aquí te explicamos fácilmente qué necesitas.

Si tienes una empresa en Estados Unidos, o si estás a punto de crear la tuya, una duda que seguro tendrás es cómo dar cumplimiento a tus obligaciones fiscales con el Servicio de Impuestos Internos de Estados Unidos.

En inglés, Internal Revenue Service (IRS).

Si no sabes qué debes hacer, no te preocupes, porque aquí te lo explicaremos.

Pero eso sí, no entraremos en detalles técnicos sobre cómo completar cada uno de los formularios que vayan a corresponder en tu caso.

Sino que el enfoque estará puesto completamente en que sepas qué información necesitas para hacer la declaración, y poder organizarla desde un inicio para no complicarte cuando llegue la fecha de declarar al IRS.

Disponer de toda la información es tarea fácil, lo que puede llegar a ser difícil es completar cada uno de los formularios que necesites.

Sin embargo, de eso no tendrás que preocuparte si contratas a un contador de EEUU que se encargue de ello.

Servicio que ofrecemos en EZFrontiers y con el cual te podemos ayudar a que el proceso sea muy simple para ti.

De este modo, tan solo debes centrarte en tu negocio, llevar registro de todo lo que el IRS vaya a necesitar, y entregarla para que el contador haga lo suyo.

A continuación te explicaremos todo lo que necesitas saber sobre ello.

¡Comenzamos!

¿Qué es el IRS?

El Internal Revenue Service, más conocido como IRS por sus siglas en inglés, es el Servicio de Impuestos Internos de Estados Unidos.

Es el organismo federal al cual personas y empresas deben declarar las rentas que perciben cada año.

Así como también pagar impuestos federales, si fuera necesario hacerlo, por supuesto.

No es necesario explayarse más, pues esto es básicamente lo que debes saber sobre esta institución para los propósitos que aquí trataremos.

5 Conceptos Clave

Antes de explicarte qué obligaciones puntuales debes cumplir con el IRS, es fundamental (sí, fundamental) que tengas claro cinco conceptos clave que serán la base para lo que viene.

Si no tienes conocimiento de lo que te mostraremos a continuación no podrás saber no solo el porqué de tus obligaciones, sino que tampoco las implicancias que tus propias decisiones de negocio podrían tener.

Así que habiendo resaltado esto, pasemos a ver cuáles son los cinco conceptos primordiales a considerar en lo que se refiere a las obligaciones con el IRS.

1. Diferencia entre declarar la renta y pagar impuestos

Por supuesto, para estar al tanto de tus obligaciones fiscales en Estados Unidos es importante no confundir conceptos, y uno de los que más dudas genera es el pago de impuestos en Estados Unidos.

Muchos creeen que tan solo por el hecho de tener una empresa en USA ya van a tener que empezar a pagar impuestos en el país.

Y no, no siempre es así.

Aunque claro, eso no significa que no debas informar al IRS acerca de los resultados de tu negocio.

De este modo grábate bien esta frase: “Siempre va a existir la obligación de declarar la renta de una empresa en EEUU al IRS, pero no necesariamente pagar impuestos federales”.

Así, declarar consiste únicamente en enviar ciertos formularios al IRS, mientras que pagar sí que representa un desembolso de dinero.

En los siguientes puntos te explicaremos en qué caso corresponde hacer uno o lo otro.

2. Tipos de impuestos

No te enredes tampoco con el tipo de impuestos que podrían aplicar en tu caso particular.

Ya sea que tengas que pagarlos, o pese a que no sea así, para que evalúes tus decisiones con tal de saber que alguna podría implicar pagarlos.

A nivel federal, que es lo que tiene relación con el IRS, podemos desglosar los tipos de impuestos en dos:

  • Impuestos corporativos
  • Impuestos personales

Por supuesto, los impuestos corporativos hacen referencia a aquellos que pagan las empresas y los personales a los que aplican individualmente.

Y claro, así es como la mayoría ve este tema, pero ¿sabías que no todas las empresas en EEUU deben pagar impuestos corporativos?

Ya te aclararemos esto en el siguiente punto, pero ahora lo importante es lo siguiente: La tasa de impuestos corporativos es 21% actualmente mientras que los personales van por tramos (más ingresos, mayor tasa).

Esto es importante en el sentido de que si te correspondiera pagar impuestos federales, debes saber qué monto tendrás que desembolsar.

3. Tipo de empresa

Otro de los temas que causa confusión a quienes tienen una compañía en EEUU o quieren crear una es la diferencia que existe entre los tipos de empresas.

Dos son las más populares:

  • Limited Liability Company (LLC)
  • Corporación C (Inc., C Corp)

No son lo mismo las obligaciones de una y de otra.

Las corporaciones C siempre pagarán impuestos corporativos, y además al retirar las ganancias de la compañía se deben incluir en la declaración de renta individual, de modo que podrían aplicar además impuestos personales.

Es decir, se someten a una doble tributación.

En cambio, las LLC no pagan impuestos corporativos, sino que las ganancias se reportan únicamente en la declaración de renta individual.

Ello porque este tipo de empresas son fiscalmente transparentes.

Aunque, de requerirse, una LLC puede solicitar al IRS un tratamiento fiscal como Corporación C, a través del formulario 8832. Muy útil si a nivel tributario es óptimo pero se quieren conservar todas las otras ventajas de este tipo de empresa.

4. Nexo físico

Por último, y como uno de los aspectos más relevantes a la hora de determinar cuáles serán tus obligaciones fiscales, se encuentra el nexo físico con Estados Unidos.

Independiente de que este exista o no, una Corporación C siempre va a tener que pagar impuestos federales en EEUU.

Pero, una LLC solo pagará impuestos federales si es que hay nexo físico. De otro modo, solo deberá declarar y no pagar.

Y es a partir de esto que las LLC son tan populares para la mayoría de extranjeros no residentes que quieren hacer negocios bajo esta figura, porque es posible NO pagar impuestos en USA.

Hay tres casos por los cuales puede generarse nexo físico con Estados Unidos:

  • Algún dueño de la empresa vive en EEUU.
  • La empresa tiene un establecimiento permanente en EEUU en el cual se lleve a cabo la operación del negocio (oficina, tienda, sucursal, bodega, propiedad).
  • La empresa posee un agente dependiente en EEUU, que es alguien que trabaja para la compañía, no necesariamente con contrato, y los ingresos que recibe de esta son la mayoría de los que percibe.

Como puedes darte cuenta, muchas decisiones de negocio pueden involucrar factores como los mencionados, de modo que desde el punto de vista fiscal pueden tener implicancias significativas, en particular el tener o no que pagar impuestos.

Dada la importancia de este tema, veamos algunos casos típicos que suelen generar dudas:

  • Como tal vez ya sepas, toda empresa en EEUU debe tener un agente residente que se encargue de recibir notificaciones legales y estatales. El contar con uno no genera nexo físico, pues allí no se desarrolla el negocio.

Esto es así a menos que la misma empresa haga de agente residente en vez de un tercero, porque significa que tiene presencia física en el país y por ende ello implicaría un nexo físico.

  • Tener una oficina virtual o PO Box no genera nexo físico, pues allí no se lleva a cabo la operación del negocio.
  • Almacenar productos en bodegas de EEUU sí genera nexo físico, sobre todo si es propia, aunque hay matices por los cuales podría no haberlo.

Por ejemplo, tener productos en las bodegas de Amazon no genera nexo físico, ello porque es un servicio que provee almacenamiento a más de una compañía.

En cambio, si se arrienda una bodega sí, aunque según el criterio que podría adoptar un contador podría no generar nexo físico si tan solo la bodega se usara de paso para añadir etiquetas y enviar los productos a otro país donde se almacenarían.

  • Tener una propiedad en EEUU sí genera nexo físico, como por ejemplo una casa.

5. Tax ID

Para poder cumplir con las obligaciones tributarias con el IRS en Estados Unidos siempre será necesario tener un número de identificación fiscal (Tax ID).

Hay dos tipos de Tax ID:

  • De empresa: EIN.
  • De personas: SSN (para ciudadanos estadounidenses), ITIN (para extranjeros).

Tanto las LLC como Corporaciones C necesitan tener un EIN para declarar la renta al IRS.

Por su parte, solo si existe nexo físico, cada dueño necesitará tener un Tax ID individual.

Si eres extranjero, lo más usual es pedir un ITIN, porque el SSN implica ser ciudadano y conlleva otras obligaciones, a la vez que su tramitación es más compleja, pues otorga permiso de residencia.

Ten este punto muy en cuenta, porque si existe nexo físico con EEUU deberás tramitar como mínimo un ITIN, y el proceso tarda alrededor de 13 semanas. De este modo, debes hacerlo con anticipación a la declaración para evitar no poder cumplir con tu obligación fiscal (aunque siempre puedes pedir una extensión de 6 meses).

En cambio, si no existe nexo físico, un EIN es todo lo que necesitas, el cual tramitamos en EZFrontiers para nuestros clientes, pues de hecho sin EIN la empresa no podría operar.

¿Cuál es la fecha de declaración?

Toda obligación tiene un plazo, y en el caso de la declaración al IRS esta depende del tipo de empresa:

  • Corporaciones C: 15 de abril
  • Single-Member LLC: 15 de abril
  • Multi-Member LLC: 15 de marzo

Si tienes una LLC con más de un dueño, el plazo de declaración es hasta el 15 de marzo.

En cambio, si tienes una LLC unipersonal o Corporación C, el plazo es hasta el 15 de abril.

Es importante destacar que, independiente del número de dueños, si la LLC recibe un trato fiscal por parte del IRS como Corporación C, el plazo es hasta el 15 de abril.

Puedes hacer la declaración desde inicio de año, aunque no antes de que el IRS publique los formularios para el período correspondiente.

Adicionalmente, cabe aclarar que se puede solicitar una prórroga de seis meses en caso de ser necesario, a través de los formularios 7004 y 4868 según el tipo de obligación que haya que cumplir.

Y por supuesto, es relevante indicar que debes declarar a partir del año siguiente al que la empresa fue registrada, considerando como cierre del año fiscal el 31 de diciembre que la mayoría escoge por defecto.

Por ejemplo, si registras tu empresa en enero, no debes declarar dos o tres meses después, sino que en marzo o abril del año siguiente.

Y por su parte, si abres la compañía en diciembre, sí que será unos cuatro o cinco meses después (aunque al momento de crear la empresa se puede indicar como fecha efectiva de inicio de operaciones el próximo año y así evitar declarar la renta por ese período tan corto).

¿Qué formularios debo entregar?

Para declarar la renta se utilizan, por supuesto, formularios, que no son más que documentos que se deben rellenar con cierta información.

En este artículo no te vamos a explicar cómo se rellenan, ya que cada caso puede ser distinto, pero sí que te diremos qué información será necesaria para ello.

Eso te lo explicaremos más adelante, porque antes tenemos que ver lo siguiente, qué formularios deberás entregar:

  • Formulario 1120: Corporación C y LLC unipersonales.
  • Formulario 5472: LLC unipersonales.
  • Formulario 1065: LLC de más de un miembro.
  • Formulario 1040-NR: Dueños que vivan en el extranjero (solo se entrega si hay nexo físico, es necesario ITIN).
  • Formulario 1040: Dueños que sean ciudadados estadounidenses (quienes tienen SSN).

De este modo, las Corporaciones C solo necesitan entregar el formulario 1120.

Por su parte, los formularios para LLC dependen del número de dueños: Si solo tiene uno serán necesarios los formularios 1120 y 5472, mientras que si hay más propietarios solo se entrega el formulario 1065.

Y en todos los casos, si existe nexo físico será necesario que cada dueño entregue adicionalmente el formulario 1040-NR (si es extranjero) o 1040 (si es ciudadano estadounidense).

¿Cómo determino el tipo de obligación que me corresponde?

En base a todo lo anterior ya podrás saber qué obligación fiscal tienes, pero si ello aún te sigue generando complicaciones, no te preocupes porque a continuación resumimos los aspectos que debes considerar.

1. ¿Cuál es el tipo de empresa?

2. ¿En qué fecha se registró la compañía?

3. ¿La empresa tiene un establecimiento permanente en EEUU?

4. ¿La empresa tiene un agente dependiente en EEUU?

5. ¿Cuántos dueños tiene la compañía?

6. ¿Qué nacionalidad tiene cada dueño?

7. ¿En qué país vive cada dueño?

8. ¿Algún dueño tiene SSN?

9. ¿Algún dueño tiene ITIN?

Organizando todo de esta forma se te hará mucho más fácil saber qué formularios debes cumplir, pues solo deberás basarte en todo lo explicado para ver qué aplica en cada caso.

Ahora bien, si necesitas ayuda o quieres confirmar si estás en lo correcto, estamos a tu disposición para determinar el tipo de formularios que correspondan en tu caso, junto con darte un presupuesto si quieres que nos encarguemos de preparar y enviar tu declaración anual al IRS.

Mi negocio no ha tenido actividad aún ¿Debo declarar?

Si has abierto tu negocio en los últimos meses del año y no has iniciado tu actividad aún, seguro que te estarás preguntando si debes declarar al IRS.

Y la misma duda tendrás si es que estás pensando en crear tu empresa a fin de año o si es que, independiente del mes en que la abriste, al cierre de año no has hecho nada aún.

Porque son casos muy frecuentes, pues no todos quienes abren una LLC empiezan su negocio al instante.

Dicho esto, siempre que exista una transacción reportable será necesario declarar, de otro modo, no.

Se entiende por transacción reportable cualquier movimiento que tenga la empresa, ya sea un ingreso o gasto.

En relación a los gastos, se consideran también aquellos de la empresa hechos desde cuentas bancarias de los dueños.

De este modo:

  • Tener aunque sea una sola transacción, ya sea un ingreso o gasto, sí se considera una transacción reportable.
  • Abrir una cuenta de banco de por sí no implica actividad, pero hacer un depósito (incluido el inicial si lo hay), sí que es una transacción reportable (aporte de capital de los dueños).

Cabe destacar el caso particular del costo de formar la empresa, que por supuesto se realiza antes de que esta exista, pues es hecho por los dueños.

  • Para LLC unipersonales, este gasto sí se considera una transacción reportable, de acuerdo a las instrucciones de la parte V del formulario 5472, por lo que al año siguiente de formada la empresa siempre será necesario declarar.
  • En cambio, para LLC de más miembros esto no está contemplado en el formlario 1065 como transacción reportable.

Si en el año debes desembolsar ciertos gastos, una manera de no tener transacciones sería hacer todos los pagos por adelantado el año anterior, aunque claro, lo más usual es que la empresa tenga un flujo de ingresos y gastos periódicos.

Multas por no declarar, no hacerlo a tiempo o completar mal los formularios

Hacer la declaración anual de la renta al IRS no es algo que debes tomarte a la ligera.

Es muy importante dar cumplimiento a esta obligación fiscal porque de otro modo el IRS podría exigir el pago de una multa.

Básicamente hay tres situaciones por las que el IRS puede cobrar una multa:

  • No se entregaron los formularios.
  • Se entregaron los formularios pero se hizo fuera de plazo.
  • Los formularios se completaron mal.

Es por este motivo que debes asegurarte no solo de entregar los formularios, sino que también de hacerlo antes del 15 de marzo o abril según corresponda, rellenándolos correctamente.

A lo que se suma, por supuesto, pagar impuestos federales si es que estos aplican.

Por ejemplo, el formulario 5472 tiene asociada una multa de hasta 25.000 USD.

Por su parte, la penalización por cada mes de retraso del formulario 1065 es de 200 USD por cada dueño.

Si para esto último consideras el caso básico de una LLC de dos miembros, la multa por cada mes sería de 400 USD, lo que fácilmente podría llegar hasta 4.800 USD en un año.

En el caso mencionado de las LLC de dos o más miembros, muchos creen que la fecha para declarar es hasta el 15 de abril cuando en verdad es hasta el 15 de marzo.

Es por tales motivos que debes ser consciente de cuáles son tus obligaciones con el IRS, no olvidarlas bajo ningún concepto, así como tampoco prescindir de la ayuda necesaria para asegurarte de que lo que entregues esté bien

¿Qué información necesita un contador para hacer la declaración?

Hacer la declaración de renta anual al IRS por cuenta propia es una posibilidad, pero si quieres asegurarte de no cometer ningún error es mejor delegarlo en un experto.

En EZFrontiers podemos ayudarte con ello, proceso a cargo de un contador de Estados Unidos.

No tendrás que preocuparte de cómo se llenan los formularios ni tampoco determinar por tu propia cuenta qué formularios necesitas, ni tampoco cómo hacerlos llegar al IRS.

Para poder ayudarte, te solicitaremos información en cinco diferentes ámbitos de tu empresa al cierre del año fiscal (31 de diciembre).

Perfil de la empresa

En primer lugar necesitamos información básica de tu negocio:

1. Tipo de empresa

2. Nombre de la compañía

3. Fecha de registro

4. Descripción del negocio

5. EIN

6. Domicilio fiscal (Calle, número, ciudad, provincia, región, código postal, país)

Nexo físico

A su vez, también será necesario tener constancia de si existe algún nexo físico con Estados Unidos, con tal de determinar si aplican pagos de impuestos.

1. ¿Algún dueño vive en EEUU? Si es así, ¿quién?

2. ¿Hay un establecimiento permanente en EEUU? Si es así, ¿en qué estado(s)?

3. ¿Hay un agente dependiente en EEUU? Si es así, ¿en qué estado(s)?

Dueños

No se puede dejar de lado, por supuesto, la información personal de cada dueño:

1. Nombre completo

2. Ciudadanía

3. País de residencia

4. Dirección de residencia (Calle, número, ciudad, provincia, región, código postal, país)

5. Número de identificación fiscal en país de residencia y de EEUU si se tiene alguno (SSN, ITIN)

Situación financiera

Y claro, al ser una declaración de empresa también serán necesarios antecedentes

1. Costo de abrir la empresa y asesorías previas si las hubo, indicando la fecha del desembolso

2. Total de activos al 31 de diciembre

3. Saldo en cuentas bancarias y/o monederos virtuales

Si la empresa tiene cuentas en el extranjero, es decir, fuera de EEUU, es muy importante informarlo si en el agregado se superan 10.000 USD.

4. Utilidad o pérdida al 31 de diciembre

5. Total de ingresos (no es necesario desglosar cada transacción)

6. Detalle de gastos, desglosando por tipo de transacción

7. Transacciones con el dueño

Transacciones con el dueño tienen relación con aportes de capital, contribuciones al negocio, préstamos para la empresa, ventas y compras entre el dueño y la LLC, así como también gastos del negocio pagados con fondos personales.

Esto último se desglosa de la siguiente manera:

  • Transferencias de fondos personales hacia el negocio
  • Transferencias de fondos del negocio a cuentas personales
  • Gastos del negocio cargados a cuentas personales
  • Gastos personales cargados al negocio

Adicionalmente, cabe aclarar que si tienes ingresos o gastos en una moneda que no sea el dólar es importante expresarlos en su divisa original, para que se utilice una misma base de conversión a dólar, pues la declaración se hace en USD.

Documentos

Por último, también serán necesarios dos documentos de la compañía.

1. Certificado de registro de la empresa: Artículos de Organización (LLC) o Artículos de Incorporación (Corporaciones).

2. EIN: Carta CP 575, Carta 147c o Formulario SS4 timbrado.

¿Cuánto demora completar los formularios?

Si solicitas nuestro servicio, una vez recibamos toda la información necesaria el plazo usual para completar los formularios es de 1-2 semanas.

Es bastante rápido, en ocasiones puede tardar unos cuantos dís nada más.

Todo depende de la carga de trabajo al momento de contratar el servicio, pues mientras más cerca de la fecha más son los clientes que se agregan a la cola.

¿Cómo enviar la declaración al IRS?

De esto no tendrás que preocuparte si requieres nuestra ayuda, ya que nosotros nos encargaremos de ello.

Hay tres vías para entregar la declaración al IRS:

  • Sistema electrónico E-file
  • Fax
  • Correo postal

En el caso de LLC unipersonales, solo está disponible la opción de fax y correo postal.

¿El IRS entrega algún comprobante?

Solo entrega comprobante en caso de que la declaración se haya hecho por el sistema electrónico E-file.

Es así como para la declaración de LLC de un solo dueño el IRS no da ningún tipo de notificación.

No obstante, no te preocupes, porque si te interesa tener la seguridad de que el envío se haga correctamente nosotros te entregaremos a modo de comprobante una captura de que el envío por fax se ha hecho correctamente.

Y claro, para LLC de más dueños te proporcionaremos el comprobante de entrega que da el sistema E-file.

¿Cómo puede ayudarme EZFrontiers?

Si no sabes cómo completar los formularios, o más allá de eso, si quieres tener la total seguridad de que la declaración se va a hacer correctamente al IRS, entonces estás en el lugar indicado.

En EZFrontiers estamos a tu disposición para ayudarte con las obligaciones fiscales que tengas por tener una empresa en EEUU.

Ya sea que solo debas enviar los formularios o también pagar impuestos.

E incluso, más allá de ello, también podemos ayudarte con obligaciones a nivel estatal, como el reporte anual o pago de impuestos si es que aplican.

El proceso es simple, tan solo sigue estos pasos:

  • Ponte en contacto con nosotros haciendo clic en el icono de chat abajo a la derecha, o yendo a la sección de contacto.
  • Responde las preguntas que te haremos, las mismas que ya indicamos más arriba, para que el contador determine los formularios que serán necesarios.
  • Recibirás un presupuesto, y si estás de acuerdo, podrás contratar nuestro servicio.
  • Tras ello, te pediremos todo el listado de información ya mencionado, en base a los cinco ámbitos mencionados.
  • Una vez que nos la envíes, confeccionaremos una ficha resumen para que puedas verificar que todo con lo que trabajará el contador es correcto.
  • Después de tu aprobación el contador se encargará de completar los formularios que correspondan en tu caso.
  • Una vez que estén listos te los enviaremos para que los revises, y si estás de acuerdo deberás imprimir la primera hoja, firmarla y enviárnosla escaneada.
  • Así, el contador enviará la declaración al IRS, y una vez hecho te entregaremos un comprobante.

Con ello ya habrás dado cumplimiento a tu obligación fiscal con el IRS para el período que corresponda, sin tener que preocuparte por ello hasta el año siguiente.

Esperamos poder ayudarte, y si tienes cualquier duda estamos a tu completa disposición, ya sea vía chat, llamada o email.

¡Te esperamos!