Cómo cambiar la dirección de una LLC en USA

Introducción

A lo largo de los años, muchas cosas pueden cambiar en una LLC de Estados Unidos.

Y, una de ellas es, cómo no, su dirección de negocio.

No necesariamente la dirección que tu empresa tenga hoy será la misma dentro de unos años.

Esta puede variar por distintas razones, ya sea por decisión propia o no, porque, por ejemplo, quien la provee cambia sus oficinas.

En general, las LLC de extranjeros cuya actividad es 100% digital no suelen cambiar su domicilio.

Pero, es algo que puede ocurrir.

Y, ante ello, debes saber que no hay nada de qué preocuparse, ya que actualizar a las distintas entidades relevantes del país es sencillo.

En esta publicación te explicaremos en detalle cómo cambiar la dirección de una LLC en Estados Unidos, dando respuesta a preguntas como:

• ¿Cómo puedo cambiar la dirección de mi empresa?
• ¿Cómo cambiar la dirección de mi compañía LLC?
• ¿Cómo cambiar la dirección de los impuestos?

Principalmente aprenderás cómo informar al estado en que está registrada tu empresa y al IRS, pudiendo incluso aprovechar la instancia de cumplir las obligaciones de una LLC en USA para hacer la modificación.

Aunque también abordaremos el escenario de bancos y pasarelas de pago, en particular ante Mercury y Stripe, respectivamente.

Comencemos con esto.

¿Se puede cambiar la dirección de una LLC?

¿Se puede cambiar la dirección de una LLC en Florida? ¿En Delaware? ¿En New Mexico? ¿En Wyoming? ¿O en otro estado?

Sí, siempre puede darse un cambio de domicilio comercial en una LLC de Estados Unidos.

En cualquier momento.

Nada impide que eso se pueda hacer.

Las razones para cambiar la dirección de una LLC pueden ser variadas.

• Podrías querer hacerlo por decisión propia, ya sea porque cambias de proveedor, necesitas un domicilio diferente, etc.

• O también podría suceder a raíz de que quien provee el domicilio para tu compañía ha trasladado su oficina, o a su vez ha cambiado de proveedor por uno más conveniente con una dirección distinta.

Independientemente de cuál sea el motivo y que la dirección de tu LLC cambie ahora o más adelante, debes saber que actualizar esta información no es difícil.

Tendrás que actualizarla en donde sea que la estés usando, por ejemplo, en tu sitio web y facturas.

Pero, más allá de eso, que es algo que tú controlas directamente, también será necesario notificar a distintos organismos e instituciones, algo sobre lo que entraremos en detalles más adelante en este artículo.

Entonces, por ahora, lo que debe quedarte de lo que hemos tratado es que la dirección de una LLC no es algo inamovible, sino que puede cambiarse en cualquier momento.

Y, si eso pasa, no es algo que te deba acomplejar.

¿Cuándo cambiar la dirección de una LLC?

Cuando cambiar la dirección de tu LLC es una decisión tuya, seguramente lo primero que pienses es que es indiferente cuándo hacerlo.

Y es cierto.

Pero, si puedes elegir el momento, hay períodos del año en que puede ser más conveniente hacerlo.

Pues, como cada año hay que hacer ciertos trámites ante distintos organismos, podrías aprovechar tales instancias para informarles la nueva dirección de tu compañía sin tener que hacer gestiones adicionales.

Así, podrás ahorrar tiempo y dinero.

De entre las principales instituciones de Estados Unidos a las que es importante que mantengas al tanto, destacan el estado en que está registrada tu LLC y el Internal Revenue Service (IRS).

Y, entre los cuatro estados en los que está enfocado este artículo, por ser aquellos en que gran parte de los extranjeros tienen su LLC, solo Florida y Wyoming llevan registro de la dirección de las empresas allí registradas, a diferencia de Delaware y New Mexico.

• En ambos casos es posible aprovechar el Reporte Anual estatal, que en Florida tiene plazo 1 de mayo mientras que en Wyoming corresponde al primer día del mes en que se abrió la empresa.

• Por su parte, ante el IRS puedes aprovechar la Declaración Anual, que tiene plazo 15 de abril para las Single Member LLC y 15 de marzo para las Multi Member LLC.

Tanto en el Formulario 1120 como en el 1065 hay una casilla en la primera hoja que dice "Address Change". Nada más hay que marcarla, usando en la declaración la dirección actual de tu compañía.

Al hacer lo anterior, evitarías tener que hacer un trámite adicional para notificar el cambio de domicilio.

Pero, si tal plazo ya ha pasado, descuida, porque más abajo en esta publicación verás qué hacer entonces.

¿Qué dirección puede tener una LLC?

Antes de entrar en el paso a paso sobre cómo cambiar la dirección de una LLC en USA, es necesario que entiendas qué tipo de dirección puede tener tu empresa.

Al respecto, una LLC puede tener una dirección de cualquier país.

No existe la obligación de que tenga un domicilio en Estados Unidos (para eso está el agente residente).

• Puede tener una dirección del propio país, ya sea en el mismo estado en que está registrada o en uno distinto.

• O también puede disponer de una dirección extranjera.

Lo importante es que sea un domicilio en el que te puedas enterar de lo que llegue, si alguien envía algo allí, como una carta o paquete.

Y, aunque no esperes recibir nada, igualmente es importante tener un domicilio válido, porque al querer usar plataformas digitales te pedirán una.

Incluso, también es útil para incluir en tu sitio web y facturas, con tal de darle seriedad al proyecto.

Eso sí, asegúrate de no usar un PO Box, que, si bien es válido como dirección postal, en muchos casos se requiere una street address, o sea, de un inmueble, no un casillero.

Y, como consejo adicional, evita usar la misma dirección en que vives, al menos públicamente, para que tal dato privado no quede expuesto. De ahí que una dirección de negocio sea útil.

¿Cuánto cuesta cambiar el domicilio social de una empresa en USA?

Técnicamente, decidir cambiar la dirección de una LLC no tiene costo.

Tan solo hay que dejar de usar una y empezar a utilizar otra, nada más.

Sin embargo, sí que puede haber gastos a raíz de tal decisión.

Y es que, según a qué organismos debas mantener actualizados, notificarles el cambio podría tener un precio.

No necesariamente porque estos cobren algo, ya que la mayoría no lo hace, sino por las gestiones necesarias para hacerlo.

Por ejemplo, pagar un envío postal o delegar en alguien la gestión.

En la siguiente tabla puedes ver cuánto cuesta cambiar el domicilio de una LLC.

En primer lugar, notarás que en Delaware y New Mexico aparece N/A, lo que quiere decir que en estos estados no hay costo porque de por sí no hay que hacer nada ante ellos al cambiar una dirección de una LLC registrada allí, ello porque aquellos no piden esta información.

Si Delaware y New Mexico quisieran contactar a tu LLC lo harían a la dirección del agente residente, que no necesariamente tiene que ser la de tu LLC (aunque en muchos casos coinciden).

En cambio, estados como Florida y Wyoming sí que apuntan tal dato.

En Florida hay que pagar $50 para actualizar la información de una LLC, haciendo una enmienda del Reporte Anual, aunque si la dirección se aprovecha de actualizar al cumplir tal obligación no habría que hacer el desembolso mencionado.

En tanto, en Wyoming se manda un formulario por email que el estado tramita sin exigir cobro alguno.

Respecto al organismo tributario de Estados Unidos, el IRS no cobra nada por tramitar los formularios en que se indique una nueva dirección, ya sea en la instancia de la declaración anual o con el documento que se utiliza específicamente para actualizar esta información, correspondiente al Formulario 8822-B.

En tanto, la actualización de datos en bancos y pasarelas de pago se hace en línea, por lo que cambiar la dirección de una LLC allí no tendría costo asociado.

¿Cómo cambiar la dirección de una LLC ante el estado en que está registrada?

Ahora sí, hemos llegado al momento de explicarte lo que viniste buscando.

Dejando ya atrás los conceptos previos que debías conocer, llegó la hora de adentrarnos en cómo es el proceso para cambiar la dirección de una LLC.

Partiremos explicándote cómo hacerlo ante el estado en que está registrada tu compañía, enfocándonos en los cuatro que suelen elegir extranjeros.

Vamos a ello.

¿Cómo cambiar la dirección de una LLC en Delaware?

Si tu LLC está registrada en Delaware y cambias su dirección, no tienes que hacer ningún trámite ante el estado.

Ello porque esta jurisdicción no tiene en sus registros las direcciones de las LLC allí constituidas, como puedes apreciar en la siguiente captura de una empresa de su base de datos online:

No es algo que pida al momento de crear una LLC, así como tampoco a futuro cuando hay que pagar el Impuesto de Franquicia.

Si el estado desea mandar algo a la compañía, lo hará a la dirección de su agente residente, que es la que se ve en la imagen, no a la que la LLC use en su día a día, que no necesariamente sería la misma.

Y si te preguntas qué pasa si el agente residente cambia su dirección, pues es este quien debe notificar al estado, no tú si es que tienes un servicio contratado para ello, por lo que no es algo de lo que tengas que preocuparte.

¿Cómo cambiar la dirección de una LLC en Florida?

Si tienes una LLC registrada en Florida y cambias su dirección, es importante que avises al estado, ya que es un dato que este muestra en sus registros públicos.

Si el domicilio está desactualizado, podrías recibir correspondencia en el anterior y no enterarte, aunque, por lo general, el estado no envía nada y muchos optan por mandar cartas al agente residente cuando se trata de asuntos legales.

La manera más sencilla de actualizar esta información es hacerlo al momento de enviar el Reporte Anual de Florida.

Este es un trámite que se tiene que hacer cada año, a partir del siguiente en que la empresa se creó.

Se puede enviar desde el 1 de enero hasta el 1 de mayo, que es el plazo. Posteriormente también se puede hacer, pero atrasado.

• Si la dirección ha cambiado antes de enviar el reporte anual, puedes aprovechar esta instancia para informar el nuevo domicilio sin asumir ningún costo extra que la propia cuota que de por sí cobra el estado para que la empresa se mantenga activa ($138,75).

• En cambio, si ya has cumplido tal obligación y la fecha cambió en un momento posterior del año, puedes hacer una enmienda del reporte por $50, cambiando únicamente el domicilio.

La sección relevante es la siguiente:

Tendrías que clicar el botón "Edit Principal Address" y/o "Edit Mailing Address" y aparecerá esta pantalla:

Y esto es lo que tendrías que poner en cada campo:

Sea cual sea la opción que elijas, al hacer el trámite online los datos se actualizan inmediatamente.

Florida también cuenta con una opción gratuita en su sitio web, en donde se pueden actualizar datos, aunque solo si la dirección es de Estados Unidos, pero en nuestra experiencia utilizándola el cambio nunca se ha visto reflejado en sus registros, por lo que no es una vía muy confiable.

De todas formas, si quieres ver de qué se trata, encontrarás esa opción en el apartado Update Your Information del sitio web de la División de Corporaciones de Florida.

Específicamente, donde dice Update the Entity's Current Email Address, FEIN, and Address.

Y así es cómo tendrías que completar cada campo:

Cabe mencionar que la ID de tu LLC la puedes encontrar en la base de datos online de Florida.

Una vez hecho eso, en teoría el estado debería actualizar sus registros próximamente, pero, como se mencionó antes, en nuestra experiencia no es algo que haya ocurrido y lo mejor e inmediato suele ser a través del Reporte Anual estatal, que además permite señalar una dirección del extranjero.

¿Cómo cambiar la dirección de una LLC en New Mexico?

El estado de New Mexico no muestra en sus registros públicos la dirección de las LLC que están registradas allí, tal como puedes ver en la siguiente imagen de los datos que muestra de una empresa donde no aparece tal campo:

No es un dato que pida en ningún momento.

Siendo relevante mencionar que la dirección que aparece es la del agente residente, que no necesariamente tiene que ser la de la LLC.

Por ende, si tu LLC es de New Mexico y su dirección cambia, no tendrías que hacer ninguna gestión estatal, porque no es algo sobre lo cual debas mantener actualizado a esta jurisdicción.

Si el estado quisiera enviar algo a tu compañía, que no es algo usual, lo mandaría a la dirección de su agente residente, la cual sí tiene apuntada.

Y, si es su domicilio el que cambia, no tendrías que hacer nada tampoco, ya que es el propio agente residente quien debe notificar al estado, no tú.

¿Cómo cambiar la dirección de una LLC en Wyoming?

Wyoming sí apunta la dirección de las LLC que están registradas allí, por lo que si tu empresa es de este estado y su domicilio cambia, tendrás que informar al estado.

Para actualizar esta información, tendrás que mandar un documento llamado Update Form.

Es solo una hoja y tras completarla tan solo tendrás que firmarla y enviarla por email, que es lo más simple y rápido, o por correo postal.

Ni siquiera hace falta que imprimas el formulario, ya que hacer una firma digital también sirve.

Los datos que tendrás que indicar son los siguientes:

Cabe mencionar que la ID de tu negocio la puedes encontrar en la base de datos online de Wyoming.

En específico, en el campo "Filing ID".

Cuando el estado reciba el documento, en primer lugar, recibirás una confirmación de recepción.

Luego, tardará cerca de una o dos semanas en actualizar sus registros, y al revisar los datos de tu LLC en su base de datos online verás su dirección actual.

Te enviará un email una vez que lo haya hecho.

Una alternativa al Update Form sería el Reporte Anual de Wyoming, cuyo plazo es el primer día del mes en que se creó la LLC.

Entre los datos que allí se piden se encuentra la dirección, y al mandarlo verás reflejado el cambio de inmediato.

Podrás cambiar la Mailing Addres:

Y también modificar la Principal Address:

¿Cómo cambiar la dirección de una LLC ante el IRS?

Al cambiar la dirección de una LLC, es muy importante notificar al Internal Revenue Service (IRS), que es el organismo tributario de Estados Unidos.

Si alguna vez el IRS quiere contactar a tu compañía, lo hará enviando una carta.

Por ejemplo, para mandar recordatorios, informar una multa o avisar que no ha podido procesar algún formulario, o que necesita más tiempo para ello, que es lo más común.

De ahí la relevancia del asunto.

Entonces, ¿cómo cambiar la dirección de tu LLC ante el IRS?

¿Cómo se hace el cambio de domicilio fiscal de una empresa?

Ello se puede hacer con tres formularios, uno general y otros en función de la cantidad de miembros que posea la compañía.

Veamos cómo hacerlo con cada uno.

Formularios 1120 y 5472

Las LLC de un solo miembro utilizan los Formularios 1120 y 5472 para declarar su situación al IRS.

Claro, cuando son de un extranjero y reciben el trato fiscal que el IRS asigna por defecto (Sole Proprietorship).

Para indicar al IRS que la dirección de una Single Member LLC ha cambiado, se puede aprovechar esta instancia.

Para ello, se debe indicar la nueva dirección en los campos correspondientes de ambos formularios.

Esto es, en la parte superior del Formulario 1120:

Y en la parte superior del Formulario 5472:

Pero, no basta solo con eso.

Sino que también es fundamental marcar la casilla "Address change" en la parte superior del Formulario 1120.

Con eso hecho, cuando el IRS reciba la declaración sabrá que la dirección señalada es la que debe sustituir a la que tenía en sus registros previamente.

Formulario 1065

Las LLC de dos o más miembros utilizan el Formulario 1065 para declarar a IRS cuando reciben un trato fiscal como Partnership, que es el que les es asignado por defecto.

Cuando la dirección ha cambiado, hay que indicar la actual en la declaración.

Tanto en la parte superior del Formulario 1065 como en otras en que sea requerido (incluidos los Anexos, de aplicar).

En adición a ello, es imprescindible marcar la casilla "Address change", ubicada en la parte superior del Formulario 1065.

Con esto hecho, al enviar la declaración al IRS este podrá actualizar sus registros y apuntar el nuevo domicilio de la LLC.

Formulario 8822-B

Si el momento en que la dirección de tu LLC cambia no coincide con una instancia para declarar al IRS, tendrías que usar el Formulario 8822-B para actualizar al organismo mencionado.

No hace falta que mandes una declaración nueva con los Formularios 1120, 5472 o 1065.

Es muy importante que lo sepas, para que no hagas un trámite innecesario que conlleva una mayor complejidad al abarcar otros temas más allá del cambio de dirección de una LLC.

Dicho esto, veamos cómo cambiar el domicilio fiscal de una empresa en el escenario mencionado.

Al respecto, los únicos campos que debes completar en el Formulario 8822-B son los siguientes:

Puedes completar los campos en el ordenador, pero para firmar necesitarás imprimir la hoja, ya que una firma digital no es válida.

Tienes que hacerla físicamente, a mano, con lápiz.

Ya habiendo firmado y rellenado todo, lo siguiente es enviar el formulario al IRS.

La dirección de destino dependerá del estado en que esté registrada tu LLC.

La verás en la tabla ubicada al final del formulario.

Tendrás que enviar el Formulario 8822-B con tu firma original.

No sirve que escanees la hoja y alguien más lo haga por ti.

De modo que, si estás fuera de Estados Unidos, tendrías que hacer un envío internacional.

Así lo exige el IRS, sino no procesaría el formulario, como puedes ver en la siguiente imagen que muestra la respuesta del IRS ante tal escenario (enviada a la dirección antigua):

En adición a lo anterior, es recomendable que adjuntes una copia del documento constitutivo de tu LLC, ya que de otro modo el IRS tampoco podría tramitar el formulario.

Documentos válidos serían:

• Certificado de Formación
• Artículos de Organización
• Certificado de Organización

Y, como indicación extra, no hace falta que imprimas ni envíes la segunda hoja del Formulario 8822-B, que corresponde a instrucciones.

Luego, ya hecho el envío postal, tan solo resta esperar a que el IRS actualice sus registros, lo cual puede llevar unos cuantos meses dada la tramitación manual de la correspondencia que recibe.

¿Cómo cambiar la dirección de una LLC en bancos?

El proceso para actualizar la dirección de una LLC en un banco dependerá de cuál sea la institución financiera.

Cada uno puede tener un procedimiento diferente.

Ahora bien, por lo general, este se lleva a cabo a través de la cuenta de usuario en su sitio web.

Específicamente, en el apartado de configuración.

¿Cómo cambiar la dirección de una LLC en Mercury?

La mayoría de nuestros clientes dueños de LLC utilizan Mercury como solución bancaria, por lo que a continuación te explicaremos cómo es el procedimiento para cambiar la dirección de tu compañía allí si tú también posees una cuenta en esta fintech.

En primer lugar, debes saber que Mercury tiene registradas dos direcciones:

• Legal address: Es la dirección legal de tu LLC y debe ser de Estados Unidos.

• Mailing address: Es la dirección en que deseas recibir cartas de Mercury. Puede ser de cualquier país, aunque suele coincidir con la legal address.

Tendrías que modificar solo aquella que corresponda, ya sea una o ambas.

Cada cierto tiempo la plataforma actualiza su interfaz, pero, en términos generales, el trasfondo siempre sigue siendo el mismo.

Primero tendrás que acceder a tu cuenta, por supuesto.

Después, ya en el panel de usuario, tendrás que hacer clic en el nombre de tu empresa, el cual verás en la esquina superior izquierda, tras lo cual se desplegará un menú en el que deberás escoger "All Settings".

Entre todos los datos que allí verás encontrarás los de dirección, y tendrás que hacer clic en "Edit" para cambiarlas.

Se abrirá un recuadro en el que podrás elegir la calle, ciudad, estado, código postal y país. Y, para mayor comodidad, una vez actualizada una podrás hacer clic en el texto que dice "Copy from legal/mailing address" para no tener que volver a anotar todo otra vez, en caso de que ambos domicilios coincidan.

Tras esto, en el caso de la mailing address, el cambio se verá reflejado de inmediato.

Sin embargo, al modificar la dirección legal Mercury pedirá un documento que muestre el nombre de la compañía y el domicilio, enviando un enlace para cargarlo en su sistema. Y, una vez procesado, actualizará la información.

¿Cómo cambiar la dirección de una LLC en plataformas digitales?

Si bien no todas las plataformas solicitan una dirección al momento de registrarse en ellas, hay algunas que sí, sobre todo las financieras.

Y, por ende, es importante que, si usas alguna que te la haya pedido al darte de alta, te cerciores de mantener el domicilio de tu LLC actualizado.

Cada entidad tendrá sus propios pasos a seguir para cambiar la dirección de la cuenta, pero, en general, encontrando el apartado de configuración podrás hacerlo. Y, si no logras dar con ello, siempre puedes contactar a soporte o buscar en Google (o incluso preguntar a la IA hoy en día).

¿Cómo cambiar la dirección de una LLC en Stripe?

Entre todas las plataformas que existen, destacamos Stripe, que es una pasarela de pagos.

Si vendes por Internet y cobras con tarjeta, es probable que la utilices, por lo que a continuación te explicamos cómo cambiar la dirección de tu LLC en Stripe.

Lo primero que tienes que hacer es acceder a tu cuenta, evidentemente.

Luego, haz clic en el icono de tuerca que verás en la esquina superior derecha del panel de usuario, que corresponde a "Configuración".

Una vez en ese apartado, haz clic en el recuadro "Empresa", en la sección "Configuración de cuenta".

En la nueva página verás varias pestañas.

Puedes proceder con el cambio en la que dice "Datos de la cuenta", donde verás los campos de "Dirección comercial".

O también, puedes hacerlo en la pestaña "Datos de la empresa", donde tendrás que hacer clic en el botón "Editar", tras lo cual aparecerá un recuadro en el que, entre todos los campos, verás los de dirección.

En el primer recuadro podrás actualizar la "Dirección de la empresa".

Y en el segundo, podrás modificar la "Dirección de soporte para clientes", que es un dato público que podrán ver tus clientes.

Al respecto, es relevante mencionar que la dirección de la empresa, o sea, su dirección comercial, debe ser de Estados Unidos, a diferencia de la dirección de soporte, que puede ser distinta, aunque por lo general coincide con la otra.

Hecho eso, verás reflejado el cambio de dirección en Stripe al instante.