5 errores contables que debes evitar con tu LLC

Introducción

Operar una empresa en el día a día es simple.

Sin embargo, es fácil cometer errores en lo que a contabilidad se refiere si es que no se tienen los conocimientos necesarios al respecto.

Y eso es algo que he notado en algunos de nuestros clientes que son dueños de LLC en Estados Unidos.

• Creen que pueden hacer cualquier cosa con el dinero de sus negocios, pero no es así.
• Y también apuntan información de manera errónea sostenidamente, la cual usan luego para, por ejemplo, la declaración del IRS.

Cuando veo casos así, les suelo indicar que están equivocados y cómo solucionarlo en términos generales, pues podrían tener una incidencia significativa al cumplir las obligaciones periódicas de una LLC en Estados Unidos.

Pero no siempre puedo verificar la situación de cada uno y puede que también haya otros errores de los que no me pueda percatar si no tengo la información que me permita detectarlos.

Es por eso que, a continuación, te comentaré los 5 principales errores contables que, en base a mi experiencia con clientes, he visto que ellos cometen con sus LLC para que así tú los puedas evitar.

Comencemos.

1. Considerar retiros de beneficios como gastos

Cuando tu LLC gana dinero es porque los ingresos son mayores a los gastos.

Tal ganancia se denomina indistintamente beneficio o utilidad.

A medida que se va acumulando el dinero en tu empresa, lo más probable es que te interese retirarlo para poder usarlo con fines personales.

En tal escenario, para llevar una contabilidad ordenada, tendrías que registrar ese movimiento en donde sea que lleves apuntadas las cifras de tu negocio.

¿Y cómo tendrías que contabilizarlo?

¿Cómo un gasto?

La respuesta es no.

Sería un error considerar como un gasto los retiros de beneficios que efectúes en tu LLC.

Técnicamente no equivalen a una nómina, o sea, a un salario.

Los retiros, denominados en inglés como profit withdrawals, no se deducen de los ingresos.

Si fuera así, aquello significaría que la empresa habría ganado menos dinero, lo cual no es el caso, por supuesto.

La empresa ha ganado dinero y eso debe reflejarse en su contabilidad, sin verse afectado si las ganancias se retiran o no.

En mi experiencia brindando servicios a clientes, he notado en algunos casos una mala contabilización de este tipo de transacción.

Principalmente, hay algunos que creen que la utilidad debe quedar en cero a fin de año y al retirar registran un gasto para que erróneamente sea así.

Que te pasara aquello sería extremadamente grave, porque más allá de los números en sí, da lugar a que no cuentes con la información correcta para el cumplimiento de obligaciones tributarias y podría derivar en evasión fiscal.

Por ende, al sacar dinero de tu empresa, no lo apuntes como un gasto, tan solo como un retiro de beneficios, que es como debe registrarse.

Ahora bien, lo que sí que podría considerarse como un gasto sería cualquier comisión asociada al retiro, por ejemplo, por enviar dinero o por conversión de tipo de cambio, en caso de aplicar.

2. Contabilizar aportes de capital como deudas o ingresos

Otra equivocación que veo a veces con algunos pocos clientes es que creen que al aportar dinero al negocio pueden registrar el importe como una deuda.

En efecto, es posible que tú prestes dinero a tu LLC si quieres.

Aquello se podría registrar como una deuda sin problema.

Sin embargo, lo que no puedes hacer es que al mismo tiempo consideres el movimiento como un aporte de capital.

Una contribución al negocio no puede generar a la vez una deuda de este contigo (o con otro miembro si la empresa tiene varios dueños).

O es uno o lo otro, no ambos.

Del mismo modo, un aporte de capital no debe contabilizarse como un ingreso.

Hacerlo sería un grave error.

Este aumenta el patrimonio de la empresa, que es un stock, no un flujo como lo son los ingresos.

Entonces ya sabes, si harás una contribución al negocio, regístrala como tal, no como una deuda o ingreso.

Y, si quieres que el dinero te sea devuelto, entonces apunta el movimiento como una deuda de la LLC contigo, no como un aporte de capital.

De esta manera llevarás correctamente la contabilidad de tu compañía.

3. Hacer gastos personales con el dinero de la LLC

Lamentablemente, uno de los errores que más veo que nuestros clientes cometen es el de usar la tarjeta bancaria de la LLC para sus gastos del día a día.

O sea, que hacen gastos personales con el dinero de sus LLC.

Más allá de la contabilidad, eso está mal porque los bancos no lo permiten y podrían cerrar la cuenta, a la vez que, en términos legales, da lugar a levantar el velo corporativo y que la responsabilidad limitada que brinda una LLC no aplique en caso de algún litigio legal.

Pero, en lo que a contabilidad respecta, hay quienes apuntan estos movimientos como un gasto.

Y eso sí que es grave.

Los gastos personales con fondos de un negocio se consideran contablemente como distribuciones, no como gastos.

Si se apuntan como un gasto, se reduciría erróneamente el resultado del ejercicio y eso puede llevar a evasión fiscal a la hora de cumplir obligaciones tributarias.

Lo correcto sería retirar el dinero a una cuenta personal y desde allí usarlo para lo que se desee.

Aquello se consideraría una distribución.

Algo similar aplica al usar recursos del negocio para gastos de familiares, amigos o de otra empresa.

Eso no debería pasar, pero, si pasa, los movimientos no deben registrarse como un gasto.

En general, la regla a seguir es no hacer gastos sin relación al negocio con el dinero de la LLC.

Si te atienes a ello evitarás errores en la contabilidad de tu empresa.

4. Usar fondos personales para gastos del negocio

Lo inverso de lo anteriormente mencionado tampoco debería ocurrir.

O sea, hacer gastos de la LLC con dinero de uno de sus miembros.

Claro, más allá del propio costo de constitución.

Pero, esto no es algo que en la práctica siempre se cumpla, porque he visto varios casos donde clientes usan su tarjeta personal para gastos de su negocio.

En términos legales, eso puede ser una razón para que se levante el velo corporativo.

Pero, más allá de eso, uno de los principales errores contables que suele darse es registrar estos desembolsos como un gasto del negocio.

Solo pueden contabilizarse como gastos de la LLC aquellos desembolsos que esta haga con su propio dinero.

Si hay gastos que se hagan con dinero de los miembros, aquello debe registrarse como una contribución.

O sea, un aporte de capital.

No como un gasto deducible.

5. Enviar dinero a familiares o amigos sin un motivo de negocio

Al igual que ocurre con los gastos de amigos o familiares hechos con dinero de la LLC, enviarles dinero no representa un gasto dentro de la contabilidad del negocio.

En su lugar, correspondería a una distribución.

Ahora bien, no es correcto hacer este tipo de movimientos, ya que toda transacción debe tener una justificación ligada al negocio.

Involucrar a la LLC con asuntos fuera del giro es algo que no deberías hacer, pese a que contablemente se pueda solucionar registrando este tipo de movimientos como distribuciones en lugar de gastos.